Hướng dẫn sử dụng
Hướng dẫn chi tiết từ lúc tạo lớp, quản lý hồ sơ học sinh, điểm danh, đến thu học phí và theo dõi công nợ — kèm bảng so sánh và ví dụ thực tế.
Chỉ cần trình duyệt — không cần cài đặt. Làm lần lượt 8 bước dưới đây.
Chủ trung tâm đăng ký một tài khoản (vai trò Quản trị). Đây là tài khoản có toàn quyền: tạo lớp, quản lý học phí, thêm giáo viên.
Vào Cài đặt → nhập tên trung tâm, số điện thoại, địa chỉ và tải ảnh mã QR chuyển khoản. Mã QR này sẽ hiện dưới mỗi phiếu thu để phụ huynh quét.
Vào mục Nhân sự → Thành viên: tạo tài khoản cho từng giáo viên và xem phân công lớp. Giáo viên chỉ thấy lớp được gắn, chỉ điểm danh và quản lý học sinh — không xem được doanh thu, công nợ.
Đặt tên, chọn màu, lịch học (thứ + giờ), chọn ngày bắt đầu tính kỳ, chọn một trong các cách tính học phí, và gán giáo viên phụ trách. Có thể đổi lịch sau này mà không ảnh hưởng buổi đã qua.
Trong lớp, thêm danh sách học sinh (tên, số điện thoại, ngày bắt đầu học, ghi chú). Học sinh nghỉ hẳn có thể chuyển sang trạng thái ngưng học để không tính học phí nữa.
Mặc định mọi học sinh là Có mặt. Chỉ cần chạm để đổi thành Vắng hoặc Có phép. Buổi nghỉ cả lớp thì đánh dấu huỷ buổi.
Tab Học phí hiển thị số cần thu của từng học sinh (đã trừ miễn giảm, cộng phụ phí). Bấm “đã thu”, rồi xuất phiếu thu để in hoặc tải gửi phụ huynh (có QR + lời cảm ơn).
Trang chủ tổng hợp doanh thu tháng, còn ai chưa đóng và tổng công nợ — biết ngay tình hình mà không cần cộng sổ tay.
Mỗi lớp chọn một cách tính khi tạo lớp. Hệ thống tự tổng hợp cần thu · đã thu · còn nợ cho từng học sinh.
Học phí cố định mỗi tháng, không phụ thuộc số buổi. Mỗi kỳ = 1 tháng, bắt đầu vào cùng ngày trong tháng kể từ ngày bắt đầu lớp — VD bắt đầu ngày 5: kỳ 5/9–4/10, rồi 5/10–4/11… Nếu bắt đầu vào ngày cuối tháng, hệ thống tự canh về đúng ngày (31/1 → 28/2 → 31/3).
Có đơn giá mỗi buổi nhưng thu gọn theo từng tháng dương lịch: học phí = đơn giá × số buổi (theo lịch) của tháng đó. Tháng nhiều buổi thu nhiều hơn, ít buổi thu ít hơn. Kỳ đầu tính từ ngày bắt đầu lớp đến cuối tháng, các kỳ sau là trọn tháng dương lịch (ngày 1 → cuối tháng).
Đóng trọn gói cho một số buổi định trước. Học hết số buổi thì tự chuyển sang gói (kỳ) tiếp theo. Phù hợp lớp luyện thi, khoá ngắn hạn.
Thu theo số buổi học sinh thực đi. Cuối kỳ tạo phiếu gộp các buổi, có thể kèm phụ phí (tài liệu, phòng…). Phù hợp lớp học sinh đi lẻ.
Miễn giảm & phụ phí: ở mọi cách tính, bạn có thể đặt miễn giảm (giảm tiền) hoặc phụ phí (cộng thêm) riêng cho từng học sinh, từng kỳ — số cần thu sẽ tự cập nhật.
Hai ngày này ảnh hưởng trực tiếp đến cách tính học phí. Nếu để mặc định (ngày hôm nay), học phí sẽ bị tính sai kỳ hoặc sai số buổi.
Là ngày lớp bắt đầu hoạt động thực tế — quyết định kỳ 1 tính từ đâu. Đặt sai sẽ khiến toàn bộ kỳ billing bị lệch.
Ví dụ: Lớp khai giảng ngày 3/6 → nhập 03/06, không phải ngày bạn tạo lớp trên phần mềm.
Là ngày học sinh thực sự vào lớp — quyết định số buổi được tính học phí trong kỳ. Để mặc định = ngày hôm nay có thể khiến HS bị tính nhiều hơn hoặc ít hơn thực tế.
Ví dụ: HS vào học từ 11/6 → nhập 11/06. Các buổi trước ngày đó sẽ không tính phí cho HS này.
💡 Mẹo: Khi thêm lớp hoặc thêm học sinh, luôn kiểm tra và điều chỉnh ngày trước khi lưu — đặc biệt khi nhập dữ liệu hồi tố cho lớp đã chạy.
| Tiêu chí | Theo tháng | Số buổi học trong tháng | Gói buổi | Theo buổi |
|---|---|---|---|---|
| Cách tính | Cố định mỗi tháng | Đơn giá × số buổi lịch/tháng | Trọn gói N buổi | Đơn giá × buổi thực đi |
| Chu kỳ | Từ ngày BĐ lớp, lặp mỗi tháng | Tháng dương lịch (1→cuối tháng) | Hết N buổi → gói mới | Thu bất kỳ lúc nào |
| HS vào giữa kỳ | Trả theo tỷ lệ buổi còn lại | Chỉ tính buổi từ ngày vào | Tính buổi từ ngày vào | Chỉ tính buổi thực đi |
| Phù hợp | Lớp ổn định, đều đặn | Lớp nhiều buổi, muốn công bằng | Luyện thi, khóa ngắn hạn | Lớp HS đi lẻ, linh hoạt |
| Ví dụ cụ thể | Lớp Toán, 800.000₫/tháng. Kỳ 1 (5/6–4/7): thu 800.000₫ Kỳ 2 (5/7–4/8): thu 800.000₫ | Lớp Văn, 100.000₫/buổi, T2+T4. Kỳ 1 (5/6–30/6): 7 buổi → 700.000₫ Kỳ 2 (1/7–31/7): 9 buổi → 900.000₫ | Lớp IELTS, 12 buổi = 3.000.000₫. Gói 1: buổi 1–12 Gói 2: buổi 13–24 | Lớp Guitar, 150.000₫/buổi. Tháng này đi 5 buổi → phiếu 750.000₫ |
Mỗi học sinh có một hồ sơ duy nhất trong trung tâm. Khi học nhiều lớp, thông tin cá nhân (tên, SĐT, Facebook, ghi chú) chỉ cần cập nhật một lần — tất cả các lớp tự đồng bộ.
Khi nhập tên, hệ thống gợi ý hồ sơ sẵn có. Chọn hồ sơ cũ để liên kết ngay — không cần nhập lại SĐT hay ghi chú. Nếu là học sinh mới, hồ sơ được tạo tự động.
Vào mục Học sinh trên thanh điều hướng để xem danh sách tất cả hồ sơ, tìm kiếm theo tên, và biết mỗi em đang học lớp nào.
Đổi SĐT hay ghi chú ở bất kỳ lớp nào — các lớp khác của cùng học sinh sẽ tự cập nhật vì đều trỏ về cùng một hồ sơ.
Tại trang Học sinh, bấm Import để nhập hàng loạt. Tải file mẫu, điền danh sách rồi tải lên — hệ thống tự tạo hồ sơ và liên kết.
Ghi nhận xét cho từng học sinh sau mỗi buổi học, tổng hợp bằng AI, và chia sẻ link báo cáo cho phụ huynh — tất cả trong tab Nhận xét của lớp.
Trong tab Nhận xét, chọn ngày buổi học → viết nhận xét cho từng học sinh. Có thể lưu nhiều học sinh cùng lúc. Quay lại bất kỳ buổi nào để sửa.
Chọn một học sinh để xem toàn bộ nhận xét từ buổi đầu đến buổi gần nhất, theo dõi quá trình tiến bộ theo thời gian.
Chọn khoảng thời gian (VD: tháng 6–7) → hệ thống gọi AI tổng hợp các nhận xét buổi học thành một đánh giá tổng quan. Giáo viên chỉnh sửa trước khi lưu. Hỗ trợ tổng hợp cả từ nhiều lớp nếu học sinh học nhiều môn.
Tạo link chia sẻ riêng cho từng học sinh — phụ huynh mở link xem được nhận xét và tổng hợp AI mà không cần tài khoản. Có thể thu hồi link bất kỳ lúc nào.
Phần mềm không ép thời điểm thu — bạn bấm “đã thu” bất cứ lúc nào. Nhưng thời điểm thu ảnh hưởng đến cách xử lý vắng phép và dòng tiền. Dưới đây là so sánh chi tiết giúp bạn chọn đúng.
| Tiêu chí | Thu trước + Không trừ | Thu trước + Bù trừ | Thu sau + Không trừ | Thu sau + Trừ ngay |
|---|---|---|---|---|
| Khi nào thu | Đầu kỳ, thu đủ | Đầu kỳ, thu đủ | Cuối kỳ, thu đủ | Cuối kỳ, trừ vắng phép |
| Vắng phép thì sao | Không giảm, vẫn thu đủ | Bù tiền sang kỳ sau | Không giảm, vẫn thu đủ | Trừ ngay, chỉ thu phần thực học |
| Dòng tiền | Ổn định nhất | Ổn định, biến động nhẹ | Chậm hơn, cố định cuối kỳ | Chậm, số thu biến động |
| Gợi ý cách tính | Theo tháng, Số buổi/tháng, Gói buổi | Theo tháng, Số buổi/tháng, Gói buổi | Theo tháng, Số buổi/tháng, Gói buổi | Theo tháng, Theo buổi |
| Cài đặt vắng phép | “Không trừ” | “Bù trừ sang kỳ sau” | “Không trừ” | “Trừ ngay” + nhập mức trừ |
| Phù hợp khi | Quy ước rõ: vắng không giảm | Muốn công bằng cho PH | Thu cuối kỳ, không xét vắng | Thu cuối kỳ, muốn giảm cho PH |
Học phí 800.000₫/tháng. Đầu mỗi kỳ thu đủ 800.000₫.
HS vắng phép 2 buổi → vẫn thu đủ 800.000₫ — không giảm, không bù.
Đơn giản, dòng tiền cố định. Phụ huynh đã đồng ý quy ước từ đầu.
Cài đặt: Cách tính = Theo tháng · Vắng phép = Không trừ
Học phí 800.000₫/tháng, 8 buổi/kỳ. Đầu kỳ 1 thu đủ 800.000₫.
Trong kỳ 1 HS vắng phép 2 buổi → bù 2 × 100.000 = 200.000₫.
Đầu kỳ 2 chỉ cần thu: 800.000 − 200.000 = 600.000₫.
Cài đặt: Cách tính = Theo tháng · Vắng phép = Bù trừ sang kỳ sau
Đơn giá 100.000₫/buổi, lịch T2+T4. Tháng 7 có 9 buổi → thu đầu tháng 900.000₫.
HS vắng phép 1 buổi → bù 100.000₫ sang tháng 8.
Tháng 8 có 8 buổi → cần thu: 800.000 − 100.000 = 700.000₫.
Cài đặt: Cách tính = Số buổi học trong tháng · Vắng phép = Bù trừ sang kỳ sau
Học phí 800.000₫/tháng, đặt trừ 100.000₫/buổi vắng phép.
Cuối kỳ HS vắng phép 1 buổi → thu: 800.000 − 100.000 = 700.000₫.
Không có khoản bù — kỳ sau thu đủ 800.000₫ lại từ đầu.
Cài đặt: Cách tính = Theo tháng · Vắng phép = Trừ ngay · Mức trừ = 100.000₫
Đơn giá 150.000₫/buổi. Cuối tháng HS đi 6 buổi → tạo phiếu 900.000₫.
Thêm 50.000₫ tiền tài liệu → phiếu tổng 950.000₫.
Không cần bù trừ — chỉ thu phần thực đi.
Cài đặt: Cách tính = Theo buổi · Thu khi nào tuỳ ý
Tóm lại:Thu trước hay thu sau đều được — phần mềm hỗ trợ cả hai. Nếu thu trước và muốn hoàn tiền buổi vắng phép → bật “Bù trừ sang kỳ sau”. Nếu thu trước nhưng không miễn giảm khi vắng phép → chọn “Không trừ” (thu đủ, không bù). Nếu thu sau → dùng “Trừ ngay” hoặc cách tính “Theo buổi”. Chọn theo quy ước trung tâm — không có cách nào đúng hay sai.
Việc thu diễn ra ở tab Học phí trong mỗi lớp. Thu nhầm hay cần biết ai còn nợ đều xử lý được ngay.
Mỗi học sinh hiện số cần thu (đã trừ miễn giảm, cộng phụ phí) kèm nút “đã thu”. Sau khi thu, xuất phiếu thu để in hoặc tải gửi phụ huynh — có mã QR chuyển khoản và lời cảm ơn.
Bấm “huỷ xác nhận đã thu” để đưa khoản đó về trạng thái chưa thu; doanh thu và công nợ tự tính lại.
Lớp tính theo buổi tạo phiếu thu riêng với trạng thái Chưa thu → Đã thu. Có thể gộp phụ phí (tài liệu, phòng…) vào cùng một phiếu.
Tab Công nợ trong lớp liệt kê học sinh còn thiếu và số tiền; Trang chủ có ô Công nợ tổng hợp toàn trung tâm để không sót ai.
Khi tạo lớp, ở mục xử lý buổi vắng có phép, bạn chọn một trong ba cách. Chỉ buổi Có phép mới được xét — buổi vắng không phép vẫn tính đủ.
Vắng phép vẫn tính đủ học phí. Đơn giản nhất, hợp với lớp thu theo tháng cố định.
Mỗi buổi vắng phép trừ một khoản cố định do bạn nhập, ngay trong kỳ đó.
Đầu kỳ thu đủ. Mỗi buổi vắng phép được quy thành tiền theo đơn giá = học phí ÷ số buổi thực tế của kỳ, rồi cộng dồn để bù vào kỳ sau. Không giới hạn số buổi bù; phần dư tiếp tục chuyển tiếp.
Phiếu thu kỳ 2 ghi rõ dòng “Bù kỳ trước” và liệt kê các buổi vắng phép của kỳ trước để phụ huynh đối chiếu.
Tính lương tự động dựa trên số buổi giáo viên thực sự đứng lớp — kể cả buổi dạy thay.
Vào Lương giáo viên → Cài đặt đơn giá, chọn từng giáo viên và từng lớp, nhập số tiền/buổi. Mỗi lớp có thể có đơn giá khác nhau cho từng giáo viên.
Vào Lương giáo viên → Chấm công, chọn tháng và giáo viên. Hệ thống liệt kê các buổi theo lịch — đánh dấu Present/Absent cho từng buổi. Buổi dạy thay có thể thêm thủ công bằng nút “Thêm lớp dạy thay”.
Sau khi chấm công, vào Lương giáo viên để xem bảng tổng hợp tất cả giáo viên trong tháng. Bấm vào từng giáo viên để xem phiếu lương chi tiết theo từng lớp và từng buổi.
Lưu bài tập thành template dùng chung — tránh soạn lại từ đầu cho mỗi lớp.
Mở bất kỳ bài tập nào đã tạo, bấm nút “Lưu vào Thư viện”. Bài tập sẽ trở thành template có thể dùng lại cho lớp khác.
Khi tạo bài tập mới, bấm “Chọn từ thư viện” để chọn template. Nội dung, ảnh và cài đặt sẽ được điền sẵn — chỉ cần chọn lớp và ngày.
Mỗi template có thể gắn nhãn Sách (Book), Khối lớp (Grade),Unit và Bài (Lesson) để tìm kiếm và lọc nhanh. Ví dụ: Global Success → Grade 4 → Unit 3 → Lesson 2.
